Was ist das?

Krummes Ding

Welche Probleme kann es geben?

- Ausrutschen
- Unbekannte Herkunft

Was raten wir?

Aufessen.

Was ist das?

Mit einem Workflow beschreibt man computergesteuerte Arbeitsabläufe

Welche Probleme kann es geben?

- Vertretungsregelungen
- Elektronische Leistungs- und Verhaltenskontrolle
- Pflegeaufwand
- statische Lösung
- kein Individualismus
- sehr technisch

Was raten wir?

Genau hingucken. Workflow bewußt nur dort einführen, wo er sich lohnt. Aber die Vorgaben für Abläufe sollen durch den Menschen erfolgen.

Was ist das?

Mit der Messenger-Software kann man u.a. über Kurznachrichten mit anderen Menschen im System kommunizieren. Gleichzeitig wird die Anwesenheit bzw. die Kommunikationsbereitschaft den anderen Teilnehmenden ständig signalisiert.

Welche Probleme kann es geben?

- Arbeitskontrolle durch AG wird damit möglich
- Druck auf MA, die es nicht benutzen möchten
- Es gibt Server, die Geheimdiensten oder Sekten gehören
- Verlust direkter persönlicher Kommunikation
- Datenaustausch über externe Server inklusive Speicherung
- Sicherheitsprobleme mit externem Passwort/Nickname
- Eingabe/Abfrage zu vieler persönlicher Informationen
- Virenimport

Was raten wir?

Grundsätzlich lehnen wir derartige Software auf Grund der Risiken ab. Falls es doch zu einer offiziellen Einführung kommen sollte, muss man auf alle Fälle Regeln aufstellen, die die Benutzung, Risiken und Ziele eindeutig beschreiben und der Betriebsrat muss zugestimmt haben. Vielleicht könnte im Bedarfsfall eine versuchsweise und nicht verpflichtende Benutzung durch Freiwillige mit einem DESY-intern zur Verfügung gestelltem System helfen.

Was ist das?

Vertretungsregelungen werden benötigt, wenn man die Ausführung von Funktionen und Aufgaben einzelner Personen auch bei deren Abwesenheit in einem definiertem Umfang garantieren möchte/muß. Hierzu gibt es verschiedene Techniken wie z.B. Funktions-E-Mail-Adressen (siehe Nettikette), entsprechend definierte Workflows oder entsprechend angepasste Teamsoftware.

Welche Probleme kann es geben?

- Persönliche E-Mails anstatt Funktions-E-Mail-Adressen
- Eingriff in private Kommunikation ist ein Straftatbestand (z.B. Briefgeheimnis)
- Passwort-Weitergabe an Dritte ist in der Regel verboten
- Der Vertrauensschutz des Sendenden geht verloren
- Ausnutzung von Transparenz für Kontrolle

Was raten wir?

Sorgfältiges Definieren der Abläufe/Prozesse

Was ist das?

Informationsverteilung über E-Mail an viele unter Verzicht auf die Verteilung in ausgedruckter Form

Welche Probleme kann es geben?

- Es steht nicht allen ein Computer(-Zugang) zur Verfügung (2-Klassen-Gesellschaft)
- "Computing für alle" ist noch kein DESY-Modell
- Mail wird als Spam identifiziert (Mengenbeschränkung)
- Ohne BCC (Blind Carbon Copy) Mailingprobleme und Address-Veröffentlichung
- Abschaffung des Papiers (Art und Weise der Information) unterliegt der Mitbestimmung
- Verlust von Arbeitsplätzen (Kopierstelle, Boten)
- Schnelligkeit kann die Sorgfalt und Korrektheit mindern
- Papier ist schön

Was raten wir?

Im Regelfall lieber bei Papier bleiben. E-Mails an alle nur beschränkt für Notfälle und spezielle DESY-Nachrichten einsetzen. Der Freigabe-Modus für eine E-Mail-An-Alle ist dem Betriebsrat im Moment nicht bekannt.

Was ist das?

Versenden von schützenswerten Personendaten von DESY-Beschäftigten über E-Mail

Welche Probleme kann es geben?

- Fehlende oder naive Einwilligung des Dateninhabers
- E-Mail hat Postkartencharakter und verhindert so keinen Fremdzugriff auf die Daten
- Beeinträchtigung der informellen Selbstbestimmung des Dateninhabers
- Unkontrollierte Weitergabe der Daten
- Missbrauch der Daten
- Verstoß gegen die Betriebsvereinbarung zu SAP/HR
- Bei Bewerbungen: Unterschiedliche Handhabung von Internen (Mitbestimmung,Datenschutz) und Externen (keine Mitbestimmung,ungeschützt)

Was raten wir?

Besser bei Papier bleiben; aber eine korrekte technische Lösung für das Problem zu haben, wäre für einige attraktiv.

Was ist das?

Dies ist Software zur Bearbeitung, Steuerung und Kontrolle von Resourcen und Terminen in Projekten und in der Fertigung. Unter Resourcen versteht man u.a. Geldmittel, aber auch Arbeitszeit, d.h. Personen.

Welche Probleme kann es geben?

- Viele personenbezogene Daten im System
- Beeinträchtigung der informellen Selbstbestimmung des Dateninhabers
- Unkontrollierte Weitergabe der Daten
- Missbrauch der Daten
- Elektronische Leistungskontrolle
- Neigung zu Falschdarstellung unter Kontrolldruck (z.B. Anwesenheit, Fehlzeiten)
- Fehlende Grundsatzlösungen zur Vermeidung von kritischen Daten

Was raten wir?

Lösung: Gruppensicht ohne persönliche Daten konfigurieren (Beispiel XFEL-Projekt: Implementierung über Gruppen anstatt Personen)
- Minimierung der Datenmenge
- Kritische Daten nach Benutzung aggregieren (zu Gruppen zusammenfassen) oder anonymisieren/löschen
- Neueinführungen und Änderungen mit BR abstimmen
- Keine Benutzung von Personaldaten aus dem SAP/HR

Was ist das?

Elektronische Zugangssysteme auf Karten- oder Dongel-Basis als computergesteuerter Schlüsselersatz

Welche Probleme kann es geben?

- Viele personenbezogene Daten im System
- Beeinträchtigung der informellen Selbstbestimmung des Dateninhabers
- Unkontrollierte Weitergabe der Daten
- Missbrauch der Daten
- Bewegungsprofile

Was raten wir?

Lösung: Zugangsprofile
- Nach Benutzung anonymisieren/löschen
- Vorher mit BR abstimmen
- Anstatt auf zentralem Server Daten lieber im Schloss
- Daten nur bedingt einsehbar machen
- Abruf der Daten dokumentieren
- Zur Vermeidung von Individualprofile keine Vereinzelung(Automatische Individual-Erkennung beim Durchgang)

Was ist das?

Elektronische und andere Umfragen

Welche Probleme kann es geben?

- Auswertung nicht strukturiert geplant
- BR wurde nicht gefragt
- Daten werden deanonymisiert
- Daten werden missbraucht
- Elekronische Erreichbarkeit kann eingeschränkt sein (Es gibt Menschen ohne Computer und E-Mail)

Was raten wir?

Lösung: Immer mit BR sprechen
- Freiwilligkeit bei Teilnahme
- Freiwilligkeit bei Einzelfragen
- Anonyme Teilnahme ohne Deanonymisierungsmöglichkeiten
- Zielgerichte Fragen mit uswertungskonzept
- Ausfüllmöglichkeiten auf Papier und Elektronik (z.B. WEB-Seite)
- Datenlöschung planen und ausführen
- Datenzugriff beschränken

Was ist das?

Elektronisch gestützte Konferenzen mit Video- und/oder Audioübertragung

Welche Probleme kann es geben?

- Nicht authorisierte Bild- und Tonaufnahmen
- Missbrauch von Bild- und Tonaufnahmen
- Dokumentation von "Ausrastern", Beleidigungen, etc.
- Übertragung von privaten Kommentaren (z.B. Deckenmikrophonen) oder Daten
- Aufzeichnung nicht vom Veranstalter steuerbar/kontrollierbar
- Weniger persönliche Begegnungen

Was raten wir?

Lösung: Bekanntgabe der Übertragung durch Leuchtschilder vor dem Raum
- Bekanntgabe der Übertragung durch Aktivitätsanzeigen im Raum oder am Gerät
- Information der Teilnehmer vorab und zu Beginn
- Aufstellen von Kontrollmonitoren
- Freiwilligkeit der Teilnahme (wenn spontan und mit Aufzeichnung)
- Aufzeichnung lokal/entfernt absichern

Was ist das?

Über einen Remote Desktop kann man sich mit Windowssystemen verbinden, um dort zu arbeiten oder auch dem dort angemeldeten Menschen Unterstützung zu geben. Man kann dadurch Zugriff auf alle Geräte wie Bildschirm, Tastatur, Daten, etc. bekommen. Dies wird/kann auch im Schulungsbereich benutzt werden.

Welche Probleme kann es geben?

- Einblick in private Daten
- Missbrauch der Rechte für andere Zwecke
- Fehlende Einwilligung des Benutzers oder der Benutzerin
- Einblick in geschützte Daten, wenn bei Schulungen der DESY-Account anstatt eines Schulungskonten benutzt wird

Was raten wir?

Lösung: Jede Anfrage durch Benutzer/Benutzerin bestätigen lassen
- Zugriffe zeitlich begrenzen
- Bei Schulungen immer Schulungskonten benutzen
- Nur Übungsleiter mit Datenschutz- und Administrator-Einweisung freischalten
- Abgestimmten schriftlichen Ausführungsrahmen festlegen
- Benutzer und Benutzerinnen auf alle Möglichkeiten hinweisen

Was ist das?

Dies ist Software zur Bearbeitung von Anfragen, Aufgaben und Abläufen in Arbeitsgruppen. Unter Request versteht man eine Einzel-Aufgabe, deren Bearbeitung im System getrackt d.h. gesteuert und kontrolliert wird.

Welche Probleme kann es geben?

- Viele personenbezogene Daten im System
- Beeinträchtigung der informellen Selbstbestimmung des Dateninhabers (Bearbeiter und Kunden)
- Unkontrollierte Weitergabe der Daten
- Missbrauch der Daten
- Elektronische Leistungskontrolle
- Falsche Bewertung der vorhandenen statistischen Kennzahlen

Was raten wir?

Lösung: Einführung auf freiwilliger Basis
- Alternativ eventuell: RT-Kodex (in verschiedenen Arbeitsmodellen)
- Alternativ eventuell: Gruppenspezifische Vereinbarung
- Minimierung der kritischen Datenmenge
- Kritische Daten nach Benutzung aggregieren (zu Gruppen zusammenfassen) oder anonymisieren/löschen
- Gruppenleiter ohne Zugriff auf statistische Daten (?)
- Neueinführungen und Änderungen mit BR abstimmen