Wir möchten gerne für uns - und eventuell vorbildhaft für andere - Regeln und Empfehlungen für die Benutzung von elektronischen Kommunikationsmedien aufstellen, da wir aus eigener Erfahrung gelernt haben, dass die Benutzung von einzelnen recht unterschiedlich gehandhabt wird und so auch zu Konflikten führen kann. Unser Ziel ist jedoch eine möglichst effektive und konfliktfreie elektronische Kommunikation auch mit denen, die nicht so viel Übung haben oder es nie "richtig" gelernt haben.

Vorbildhafter Umgang mit E-Mails

Einführung

Eine E-Mail besteht aus

• Name bzw. E-Mail-Adresse des Absenders oder der Absenderin ("Von:","From:"),
• Name bzw. E-Mail-Adresse der Empfänger ("An:","To:"),
• ggf. Name bzw. E-Mail-Adresse der nachrichtlich Beteiligten ("Cc:" = Carbon copy = Durchschlag),
• Absende- bzw. Empfangsdatum und -uhrzeit ("Datum:","Date:"),
• Betreff ("Betreff:","Subject:"), dem Titel bzw. Thema einer Mail.
• Text einer E-Mail – bei Aktenrelevanz mit Aktenzeichen versehen – sowie
• ggf. einem oder mehreren anliegenden Dokumenten.

Konfiguration

• Konfigurieren Sie in Ihrem E-Mailprogramm eine korrekte Absenderkennung. Bei DESY ist dies typischerweise VORNAME.NACHNAME@desy.de
• Versenden Sie Ihre E-Mails im Text-Format, nicht im HTML-Format.
• Geben Sie sich als Person und/oder in Ihrer Funktion zu erkennen. Unterschreiben Sie deshalb eine E-Mail mit der entsprechenden Signatur. Damit die E-Mails nicht zu lang werden, sollten die Signaturen nur wenige Zeilen lang sein. Die meisten E-Mail-Programme unterstützen das Einfügen von Signaturen.
• Legen Sie im E-Mailprogramm Ordner an. Damit können Sie Ihre E-Mails wesentlich übersichtlicher verwalten.
• Maillisten sollten "sprechende" oder technische Namen besitzen wie betriebsrat oder br-dv. Mischformen wie z.B. Mitarbeiter-Vertr können sich viele Menschen nicht so einfach merken und zwingen zur Benutzung von Telefonbüchern, anstelle von (verinnerlichten) Wörterbüchern oder Eselsbrücken.

Handhabung

• Verwenden Sie immer eine aussagefähige Betreffzeile.
• Eine E-Mail sollte mit einem sachgerechten und aussagefähigen Betreff versehen werden, um den Empfängern einen schnellen Überblick über den Inhalt einer E-Mail zu erlauben.
• Verändern sie den Betreff nicht, ausser den automatischen Änderungen wie Antwort ("AW:","Re:") oder Weiterleitung ("(FWD)").
• Es gibt zwei Fälle, in denen man den Betreff dennoch manuell ändern sollte: wenn das Mailprogramm die mehrfache Reihung von Re: re: AW: usw. unterdrückt, wenn also nicht mehr klar ist, was Antwort und was Erwiderung der Antwort ist, und wenn nach längerem E-Mail-Austausch sich der Schwerpunkt vom Thema verlagert hat.
• Benutzen Sie eine Klassifizierung am Anfang des Betreffs wie z.B. den Kurznamen der Mailliste ("[betriebsrat]","BR-DV:"). Dies wird teilweise auch automatisch gemacht. Wenn man hier zuviel Text hat, kann man den individuellen Teil des Betreffs manchmal nicht mehr erkennen.
• Verwenden Sie immer eine korrekte, höfliche Anrede.

Verschiedene Tipps zum Thema Rechtschreibung (Eventuell nur für puristische Deutschlehrer):

• Variante 1: Vermeiden Sie zuviele Rechtschreibfehler. (mit Fehler)
• Variante 2: Vermeiden Sie zu viele Rechtschreibfehler. (korrigiert)
• Variante 3: Vermeiden Sie zu viele Rechtschreibfehler ! (mit echtem Imperativ)
• Variante 4: Vermeiden Sie zu viele Rechtschreibfehler (als echte Aufzählung ohne . und ,)

Beim Beantworten einer E-Mail zitieren Sie nicht den ganzen Text. Solche E-Mails können sehr unübersichtlich wirken. Zitieren Sie nur die benötigten Abschnitte.

• Ergänzen sie direkt im Text oder ...
• ... stellen sie ihre Antwort vor den Text oder ...
• ... stellen sie ihre Antwort hinter den Text, aber ...
• ... haben schon andere ihren Senf dazu gegeben, benutzen Sie das dort vorgegebene Schema.
• Bei sehr umfangreichen E-Mail-Diskussionen kann das Löschen von vermeintlichunwichtigen Teilen den Vorgang unübersichtlich machen. Ebenso kann man dann keine weiteren Teilnehmen an der Diskussion beteiligen, ohne alte E-Mails herauszusuchen.
• Beenden Sie Ihre E-Mails immer mit einem höflichen Gruss.
• Versenden Sie nicht unaufgefordert E-Mails mit Anhängen im Mega-Byte-Bereich. Diese können bzw. dürfen nicht überall angenommen und verarbeitet werden.
• Versenden Sie möglichst keine .doc- und .ppt-Dateien oder deren Abkömmlinge (.rtf, .xls, ...). Dies zwingt die Empfänger zur kostenpflichtigen Benutzung von Windows und einem professionellen Viren-Scanner.

Es gibt verschiedene Vorlieben, wie in Gruppen z.B. Protokolle verschickt oder verarbeitet werden:

• A: Texte werden wenn immer möglich als lesbarer Text direkt mit der E-Mail verschickt. Viele
• Mailprogramme erlauben dann die Suche nach Stichworten im Text.
• B: Texte werden wenn immer möglich als Anlage in einem von der Gruppe verabredeten Format verschickt. Dies ermöglicht z.B. die Ablage oder Dokumentation in einem Dateisystem.
• C: Texte werden wenn immer möglich direkt in einem Dateisystem abgelegt, auf das die ganze Gruppe Zugriff hat. Die E-Mail informiert dann nur noch über Fertigstellung und Name der Information.

• Versenden Sie Bilder, formatierte Texte usw. als echten Anhang und benutzen Sie nicht die Funktion mancher Mailprogramme, diese direkt in das Textfeld einer Mail ziehen zu können. (nicht alle Empfänger können solche Mails lesen oder die Bilder etc. daraus extrahieren)
• Benutzen Sie die Funktion "Antworten an alle" nur, wenn Sie wirklich alle Empfänger einer Liste informieren WOLLEN, z.B. bei einer Funktions-Mailaddresse, hinter der ein Team steht. Konfigurieren Sie eventuell Ihr Mailprogramm so um, das dies nicht der Standardfall ist.

• E-Mails können genau wie Postkarten von sehr vielen Leuten gelesen werden. Versenden sie deshalb keine persönlichen Daten oder gar Personaldaten (persönliche Daten von anderen, die auf Ihre Vertraulichkeit setzen) damit.
• Müssen Sie einen grösseren Anhang versenden, komprimieren Sie ihn vorher. Klären Sie ggf. diesen Punkt im voraus ab.
• Versenden Sie keine Anhänge in einem Format, welches Ihr Partner nicht lesen kann. Klären Sie ggf. diesen Punkt im voraus ab (Version beachten!). Das .pdf Format gilt als sicher und kann von vielen Menschen mit kostenfreien Programmen gelesen werden.
• Überprüfen Sie Ihre E-Mails auf Viren.
• Verschlüsseln Sie ggf. Ihre E-Mails bei wichtigem Sachverhalt.
• SCHREIBEN SIE NICHT GROSS, das gilt im Internet als Schreien.
• Spammen Sie nicht (versenden Sie keinen Werbemüll).
• Wenn Sie eine E-Mail an interne und externe Personen versenden, verwenden Sie für die Kopien an die internen Personen nicht den Befehl Cc (Carbon copy), sondern die Anweisung Bcc (Blind carbon copy), um die internen E-Mail-Adressen nicht nach aussen bekannt zu geben.
• Leiten Sie keine Kettenbriefe (Hoax) weiter. (E-Mails wie "ein gefährlicher Virus ist unterwegs" etc.)
• E-Mails löschen oder archivieren? Definieren Sie Richtlinien, wie mit den E-Mails umgegangen wird.
• Nehmen Sie gerne an Gewinnspielen teil? Die eingereichten E-Mail-Adressen werden des öfteren für unverlangte Werbeversende zweckentfremdet. Besorgen Sie sich für Gewinnspiele eine kostenlose E-Mail-Adresse bei einem der zahllosen Anbieter. Diese Adresse können Sie dann in regelmäßigen Abständen jeweils auflösen.
• Was zu den Gewinnspielen gesagt ist, gilt auch für vielerlei andere online-Aktivitäten wie Einkaufen usw.!
• Stellen Sie auf Webseiten keine Mailadressen in Klartext dar (die von Scanprogrammen automatisch extrahiert werden können), schon gar nicht solche von anderen Menschen - benutzen Sie verbale Umschreibungen oder sogenannte "Script-Anwendungen".

Gruppen-, Rollen- oder Vertretungsmodell

Damit persönliche E-Mails nicht mit denen der verschiedenen ausgeübten Funktionen bzw. Rollen durcheinander kommen, sollte sich jeder um ein vernünftiges Vertretungsmodell kümmern, damit die jeweilige Dienstleistung auch im Urlaubs- bzw. Krankheitsfall erbracht werden kann, ohne dem Chef oder Chefin das eigene persönliche Passwort mit dem Komplettzugang zu allen persönlichen Daten geben zu müssen (letzteres ist sowieso verboten ...).
Ein erster Schritt zur Lösung ist oft ein kleiner E-Mail-Verteiler z.B. XY-sekretariat@desy.de, der regelmäßig von mehreren Personen
gelesen wird. Auch die folgenden Hinweise sollten nützlich sein:

• Bitte keine automatischen Antwortmails ("Ich bin im Urlaub bei Tante Walli") verschicken, sondern lieber ein vernünftiges Gruppen-, Rollen- oder Vertretungsmodell benutzen (s.u.).
• Viele Nutzer aktivieren in der Urlaubszeit Urlaubsbenachrichtigungen (out of office notifications). Dies ist nicht immer sinnvoll und kann zu erheblichen Problemen führen.

Es gibt zwei unterschiedliche Aspekte bei Urlaubsbenachrichtigungen, die problematisch sind:

• Urlaubsbenachrichtigungen geben unter Umständen wertvolle Information heraus (z.B. für Diebe).
• Urlaubsbenachrichtigungen werden unter den bestimmten Voraussetzungen an die falschen Adressen geschickt.

Gegenmaßnahmen wären:

• Verzichten Sie auf Urlaubsbenachrichtigungen. Urlaubsvertretungen lassen sich sehr gut handhaben, falls für Routineaufgaben kleine Mailinglisten (role accounts) verwendet werden, die von mehreren Mitarbeitern empfangen werden können.
• Überlegen Sie sorgfältig, welche Daten Sie in Ihre Urlaubsbenachrichtigung aufnehmen.
• Ein Gruppen-, Rollen- oder Vertretungsmodell mit E-Mail-Verteiler.
• E-Mail-Listen benutzen.
• Mit Cc: Liste bei Antwort benutzen.
• Reply auf E-Mail-Liste setzen.

Verteilermodelle haben auch entschiedene Nachteile: der Mailpartner weiß nicht, WER sein wirklich verantwortliches Gegenüber ist, im
Zweifelsfall weiß keiner der Angesprochenen, wer sich um die angesprochenen Fragen kümmern muß, und am Ende will sich vielleicht niemand dazu bekennen, eine Mail übersehen zu haben und dergleichen mehr. Deswegen sollten die Informationen über die beteiligten Personen an geeigneter Stelle dokumentiert sein.